La Contabilidad Mercantil

Aparte de la obligación del comerciante de inscribir y agregar los actos y documentos en el Registro Mercantil que exige el Código de Comercio y las leyes que así lo determinen, que incluye la firma mercantil en sus distintas modalidades, está también la de llevar correctamente contabilidad mercantil.

La Contabilidad Mercantil, consiste en registrar en idioma castellano en los libros de comercio: libro diario, libro mayor y libros de inventario y balances, y en cualquier otro libro auxiliar, las operaciones mercantiles (Art. 32 C.Com). Para tales efectos, los Libros de Comercio los llevan los Contadores Públicos que contratan los comerciantes, quienes utilizan el sistema contable universalmente aceptado. La contabilidad mercantil constituye la base fundamental para conocer los costos de producción, los gastos operativos, el monto de los impuestos, tasas y contribuciones y las ganancias, utilidades y dividendos o, por el contrario, la situación de pérdida, atraso y quiebra. No se trata, pues, de explicar cuál es el sistema contable y cómo deben ser llevados contab1emente los Libros de los Comerciantes, sino establecer la manera formal como deben ser manejados y lo que compete asentar en cada libro, a los efectos de su eficacia jurídica, que es 10 que concierne al Derecho Mercantil.

En efecto, en el Libro Diario se asientan en orden cronológico las operaciones diarias de modo que cada partida exprese el nombre del acreedor, del deudor y la negociación a que se refiere. También, puede hacerse un resumen mensual de las operaciones diarias con sus respectivos totales, manteniéndose en los archivos los apoyos documentales que justifiquen las distintas partidas.

Los comerciantes por menor o detallistas, o sean aquellos que venden directamente al consumidor, cumplen con su obligación con sólo asentar diariamente un resumen de sus operaciones hechas al contado; y detalladamente las que se hicieren a crédito, y los pagos y cobros con motivo de estas operaciones (Art. 34 C.Com). Este libro permite conocer e1 total de operaciones diarias, que comprenden ingresos por venta y gastos, y, por tanto, el saldo del comerciante.

En el Libro Mayor se sistematizan los asientos por cliente, de acuerdo con lo cual se asientan las clases de operaciones mercantiles de contado y a crédito, los pagos recibidos, las garantías contraídas, que se realizan diariamente. Al Libro Mayor se trasladan los asientos del Libro Diario en atención a cada cliente, tomando en cuenta las fechas de las operaciones, su naturaleza y clase, el pago de contado o a cuenta, el crédito adeudado, as garantías contraídas. Se mantienen las clásicas columnas contables del Debe y el Haber. Por consiguiente, este Libro permite conocer la situación o estado de cuenta con cada cliente, acreedor o deudor.

En el Libro de Inventarios se hace la estimación de los bienes muebles, inmuebles y créditos. Prácticamente, el inventario es una determinación del activo fijo y circulante del comerciante al inicio y, luego, al cierre del ejercicio económico. Se determina la clase y naturaleza del bien, el valor de adquisición, la depreciación, el ajuste por inflación, las garantías que los graven, la parte del precio debido, las pérdidas experimentadas de los mismos.

En el Libro de Balances se determinan los activos y pasivos, cuya diferencia es el patrimonio. Los activos son todos los bienes que figuran en los inventarios. Los pasivos son los créditos debidos por préstamos, prestaciones sociales, o saldos de cuentas corrientes entre comerciantes, que incluyen las garantías prestadas y las contrapartidas del capital empleado.

En este Libro de Balances se pueden llevar los Estados Financieros de Ganancias y Pérdida, para los cuales se toman en cuenta el inventario y los balances, y se establecen las ganancias obtenidas en el ejercicio fiscal y la pérdida obtenida. En todos estos balances se expresan las fianzas y demás obligaciones contraídas bajo condición suspensiva y su respectiva contrapartida vinculados a las operaciones de naturaleza mercantil o no, porque se trata de establecer la situación económica y financiera del comerciante.

El inventario, el balance y el estado de ganancias y pérdida se elaboran al cierre de cada ejercicio fiscal. Los inventarios deben ser firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación (Art. 35 C.Com).

Manejo de los Libros. Prohibición.

Los Libros de Comercio deben ser llevados por el comerciante, previa legalización por el Registro Mercantil, en los términos que las normas de contabilidad exijan. El Código de Comercio lo que hace es indicar 1os libros que debe llevar el comerciante y lo que le está prohibido hacer en los asientos, para salvaguardar la integridad de la contabilidad y los efectos jurídicos que le atribuye.

En este sentido, el artículo 36 del Código de Comercio prohíbe a los comerciantes lo siguiente:

1º Alterar el orden y fecha de las operaciones descritas.

2° Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3° Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.

4° Borrar los asientos o parte de ellos.

5° Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha que se notare la falta (Art. 37 C.Com).

Valor Probatorio de los Asientos.

Los Libros de Comercio no constituyen prueba alguna. La prueba se concreta a los asientos bien llevados en los Libros de Comercio obligatorios, es decir, que no hayan incurrido en alguno de los supuestos prohibidos por el Código de Comercio. En ese sentido, dichos asientos constituyen prueba entre comerciantes en todo lo que les favorezca o los perjudique. Es indivisible en este sentido. Respecto a quien no sea comerciante, los asientos hacen fe contra su dueño, pero el no comerciante no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo que ellos contengan (Art. 38 C.Com).

Los libros auxiliares de los comerciantes, para que sus asientos surtan efectos jurídicos, deben ser legalizados por el Registrador Mercantil y ser llevados correctamente sin incurrir en los supuestos prohibitivos del Artículo 37 del Código de Comercio.

Prescindir de los libros de comercio o llevados contra los postulados legales, es potestativo de la parte, privándose de una prueba en un momento dado. Pero si pretenden hacer valer sus asientos alterados, puede incurrir en responsabilidad penal o civil, según las circunstancias del caso. También, en caso de cesación de pagos del comerciante, tales hechos contribuyen a conformar los hechos demostrativos de la quiebra culpable (Art. 917 Ord. 6° C.Com) o fraudulenta (Art. 918 C.Com), según las circunstancias.

Prohibición de Exhibición de Libros. Excepciones.

Los Libros de Comercio deben permanecer en poder del comerciante (Art. 42 C.Com). A nadie se podrá requerir ni por orden judicial ni por autoridad alguna para inquirir si lleva o no Libros de Comercio; y si los lleva correctamente o no (Art. 40 C.Com). Lo contrario es violatorio de un derecho constitucional que tiene que ver con la privacidad de la correspondencia en cualquiera de sus formas (Art. 48 CN). No podrán ser objeto de exhibición fuera del recinto o local donde se llevan. Por lo tanto, pueden ser exhibidos para constituir medio de prueba como se establece en los Artículos 436 y 437 del Código de Procedimiento Civil.

No obstante, con base en la disposición constitucional citada y el Artículo 41 del Código de Comercio, se puede hacer un examen general (experticia) de los libros de comercio, en los casos siguientes:

1 ° Sucesión universal (Casos de herencia).

2° Comunidad de bienes (Casos de sociedad de gananciales).

3° Liquidación de sociedades legales o convencionales (Caso de liquidación de una compañía Anónima).

4° y de quiebra y atraso (Los Libros los lleva el Síndico en representación del fallido como administrador de los bienes de la quiebra y por efecto declarativo de la sentencia de quiebra).

También, los libros de los comerciantes pueden ser objeto de inspección y fiscalización por parte del SENIAT, conforme lo establece el artículo 145 del Código Orgánico Tributario.

Por otra parte, el Artículo 42 del Código de Comercio permite que, en el curso de un juicio, el Juez, a solicitud de parte y aun de oficio, puede acordar la presentación de los Libros de Comercio a los efectos del examen parcial, es decir, de los asientos que interesen al proceso judicial. Los Libros de Comercio no deben desprenderse del poder del comerciante y, por el contrario, deben permanecer en el lugar donde se llevan. Por consiguiente, la experticia o inspección ocular que se realicen sobre los asientos que interesan a las partes, previamente determinados por la parte y acordadas por el Tribunal, deben practicarse en el lugar donde los Libros se encuentran.

Puede ocurrir que el comerciante a quien se le solicite y ordene la exhibición de los Libros de Comercio a los efectos del examen parcial, con el objeto de someterse el interesado a lo que resulte del contenido del asiento motivo de la solicitud, se negare a hacerlo sin causa justificada, el Tribunal podrá diferirle a la otra parte el juramento o sentenciar la controversia tomando en cuenta lo que resulte de los asientos de sus Libros de Comercio, si estuviesen llevados en debida forma (Art. 43 C.Com).

Los Libros de Comercio y sus comprobantes deben conservarse por diez años a partir del último asiento de cada Libro. Igualmente, la correspondencia recibida y las copias de la correspondencia enviada, serán clasificadas y conservadas durante diez años (Art. 44 C.Com).

PAUL VALERI ALBORNOZ